Softwarebüro Krekeler:

EU-DSGVO: Mit Office Manager DMS wird Dokumentenmanagement auch Datenschutzmanagement

Königs Wusterhausen – Wenn ab 25. Mai 2018 die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) endgültig in Kraft tritt, gelten einheitliche Datenschutzregeln für alle Unternehmen und Organisationen in Europa. Die neuen Regeln generieren dabei unter anderem neue Anforderungen an Unternehmen, die personenbezogene Daten elektronisch verarbeiten. Dies betrifft unter anderem die Nutzung und Verwendung personenbezogener Daten.

„Für viele Klein- und Mittelständler geht das mit umfangreichen Änderungen einher. So darf beispielsweise künftig nicht mehr jede Person im Unternehmen Zugriff auf alle Kunden- oder Projektdaten haben. Ohne Einwilligung des Kunden ist es zudem nicht mehr gestattet, dessen Daten zu Werbe- oder Marketingzwecken zu verwenden. Obendrein müssen dann personenbezogene Daten auf Wunsch von Kunden und Partnern gelöscht werden“, fasst Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, zusammen.

Moderne Dokumenten-Management-Systeme (DMS), wie die von Krekeler entwickelte und seit Jahren am Markt etablierte On-Premise Lösung Office Manager DMS (www.officemanager.de), geben Unternehmen die dringend benötigte Unterstützung, die neuen Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen rechtskonform umzusetzen. So stellt Office Manager sowohl die Integrität von Informationen, als auch die vollständige, indexierte und revisionssichere elektronische Archivierung sowie die Verfügbarkeit von Daten sicher. Zudem regelt das DMS deren Weitergabe- sowie die Zugriffskontrolle. „Transparent und nachvollziehbar zeichnet Office Manager beispielsweise auf, wer Dokumente ändert oder gegebenenfalls löscht. Damit ist die Integrität gewahrt. Die Rechtevergabe stellt sicher, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Informationen hat. Damit ist dann auch die Vertraulichkeit gewährleistet“, betont Harald Krekeler. Gleichzeitig macht Office Manager dabei auch den betrieblichen Ablauf effizienter, denn Mitarbeiter können rasch und problemlos auf die für ihre Arbeit notwendigen Dokumente zugreifen.

Insbesondere das neue Recht auf „Vergessenwerden“ ist eine echte Herausforderung: Einige Dokumente mit personenbezogenen Daten wie beispielsweise Verträge, Prozessdokumentationen oder Personalunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und müssen deshalb revisionssicher mit Schutz vor Löschung und Manipulation aufbewahrt werden. Solche Dokumente mit den in ihnen enthaltenen personenbezogenen Informationen müssen aber auch auf Knopfdruck gefunden werden und nach Ablauf der Fristen nachweislich gelöscht werden – und zwar vollumfänglich aus allen Archiven.

„Ebenso können Unternehmen mit Office Manager die entsprechenden Daten beziehungsweise alle zugehörigen Dokumente dank Such- und Filterfunktionen auf Knopfdruck bereitstellen. Auf diese Weise ist die Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten jederzeit gewährleistet, denn laut DSGVO haben Kunden und Vertragspartner, aber auch Mitarbeiter, künftig das Recht zu erfahren, welche Daten von ihnen gespeichert werden und zu welchem Zweck“, ergänzt Harald Krekeler.

Weitere Informationen zu Office Manager unter: www.officemanager.de