Softwarebüro Krekeler:
Rechtliche Fallstricke im Umgang mit geschäftlichen E-Mails: Bloß nicht löschen!
Königs Wusterhausen – In der heutigen digitalen Geschäftswelt sind E-Mails ein unverzichtbares Kommunikationsmittel. Doch wie steht es um die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Aufbewahrung dieser elektronischen Nachrichten? Unternehmen sollten hier besonders aufmerksam sein, warnt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.officemanager.de).
Es mag verlockend sein, E-Mails einfach zu löschen, sobald sie gelesen wurden. Doch Vorsicht: Während Newsletter und Spam-Mails bedenkenlos entsorgt werden können, unterliegen geschäftliche E-Mails einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Diese Pflicht zu ignorieren kann nicht nur zu finanziellen Strafen führen, sondern auch gegen die Datenschutzgrundverordnung verstoßen: „Unternehmen jeglicher Größe müssen E-Mails im geschäftlichen Kontext archivieren, ähnlich wie Rechnungen oder Buchungsbelege“, erklärt Krekeler. Dabei gilt es zu beachten, dass nicht alle E-Mails aufbewahrt werden müssen. „Nur solche, die als Handelsbriefe gelten oder ein Handelsgeschäft vorbereiten, abschließen oder rückgängig machen, müssen archiviert werden“, stellt Harald Krekeler klar.
Die Aufbewahrungsfristen sind dabei klar definiert: Angebote, Bestellungen, Widerrufsschreiben und ähnliche Dokumente müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden, während E-Mails mit Rechnungen sogar 10 Jahre lang archiviert werden müssen. Diese Fristen gelten übrigens unabhängig davon, ob die E-Mail erhalten oder selbst geschickt wurde. Zudem müssen geschäftlichen E-Mails genau so gespeichert werden, wie sie eingetroffen sind – also in elektronischer Form.
Doch nicht nur die Aufbewahrung, sondern auch die Art und Weise der Archivierung ist entscheidend. „Die E-Mails müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist abrufbar und lesbar sein. Eine DMS-Software hilft dabei, die Aufbewahrungspflicht umzusetzen, denn sie bietet ein professionelles Archivierungssystem an, um eine DSGVO-konforme und revisionssichere Datenspeicherung sicherzustellen. Und gerade eine revisionssichere Archivierung von E-Mails ist bei gängigen E-Mail-Clients nicht immer möglich“, sagt Krekeler.
Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung meint, dass die betreffenden E-Mails langfristig und systematisch aufbewahrt werden, indem sie gesetzeskonform archiviert, die erforderlichen Fristen eingehalten und die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) umgesetzt werden. „E-Mails müssen vollständig, fehlerfrei und unverändert im Original abgespeichert werden. Sollten Änderungen an E-Mails nötig sein, geht das nicht ohne Protokoll. Zudem dürfen keine Informationen aus der E-Mail verloren gehen, wenn sie in eine Software oder auf eine Plattform übertragen wird“, informiert Harald Krekeler über einige GoBD-Kriterien an die Archivierung.
Trotz der Herausforderungen, die mit der Archivierung einhergehen, ist es wichtig, auch die Datenschutzrichtlinien einzuhalten: E-Mails dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies erforderlich ist, wenn sie personenbezogene Daten enthalten. „In der Flut von E-Mails, die täglich im Postfach landen, ist es verlockend, den gesamten Schriftverkehr einfach zu speichern. Doch auch hier ist Vorsicht geboten, denn das uneingeschränkte Aufbewahren von E-Mails mit personenbezogenen Daten kann gegen die Datenschutzrichtlinien verstoßen", warnt Krekeler.
In der Tat dürfen E-Mails nur so lange gespeichert werden, wie dies unbedingt erforderlich ist. Entfällt der Zweck der Datenspeicherung, haben die betroffenen Personen ein Recht auf Löschung ihrer Daten. „Das beste Beispiel in diesem Zusammenhang ist die begrenzte Speicherung von Bewerber-Mails. Kommt es nämlich nicht zur Einstellung, entfällt der Zweck für die Datenspeicherung und die E-Mail samt ihrer Daten muss gelöscht werden – und zwar spätestens 6 Monate nach der Absage“, bemerkt Harald Krekeler.
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