Softwarebüro Krekeler:
Steigende Steuernachzahlung für KMU: Besser vorbereitet auf die Betriebsprüfung mit DMS
Königs Wusterhausen – Betriebsprüfungen durch das Finanzamt sind für viele Unternehmen eine stressige Angelegenheit – und vor allem für Klein- und Kleinst-Unternehmen eine teure! Nach Informationen des Bundesfinanzministerium sind nämlich insbesondere Kleinstbetriebe mit immer höheren Steuernachzahlungen konfrontiert und zahlen heute durchschnittlich 78,81 Prozent mehr als noch vor fünf Jahren.
„Davon abgesehen, dass aktuell die Betriebsprüfung noch für die Jahre unmittelbar vor der Corona-Pandemie laufen, in denen die allgemeine Auftragslage insgesamt gut und sehr gut war, dürfte es vor allem die neue digitale Betriebsprüfung sein, die Kleinstbetrieben zu schaffen macht. Denn die Prüfer entdecken Fehler und Ungereimtheiten jetzt viel schneller, wodurch es einfacher ist, Umsatz und Gewinn zu schätzen. Eine ähnliche Wirkung haben auch Defizite in der Verfahrensdokumentation und der Einsatz von nicht GoBD-konformer Software“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de).
In vielen kleinen Betrieben sind immer noch herkömmliche Office-Programme wie Word und Excel für die Erstellung von Rechnungen im Einsatz. Dies entspricht jedoch nicht den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD). „Unternehmen sollten dringend auf Software umsteigen, die Rechnungen und andere geschäftsrelevante Dokumente wie E-Mails und Angebote in unveränderbarer Form speichert, wenn sie mit einem Geschäftsvorfall in Zusammenhang stehen“, mahnt Krekeler. Zudem kann das Fehlen einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation dazu führen, dass Betriebsprüfer die gesamte Buchführung in Frage stellen.
Unternehmen können mit Hilfe einer digitalen Dokumentenmanagementsoftware, kurz DMS, genau diese Herausforderungen lösen und sich so besser auf eine Betriebsprüfung vorbereiten. Denn indem es die Dokumentenverwaltung effizienter, sicherer und transparenter gestaltet, kann ein professionelles DMS, wie beispielsweise Office Manager DMS, dazu beitragen, den gesamten Prüfprozess reibungsloser zu gestalten und unerwünschte Konsequenzen zu vermeiden.
Eine DMS-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsdokumente digital zu organisieren und zu archivieren. „Dies bedeutet, dass alle relevanten Dokumente leicht auffindbar und zugänglich sind, was Betriebsprüfern den Zugriff auf die erforderlichen Unterlagen erleichtert. Zudem bietet eine gute DMS-Software revisionssichere Speicherungsmöglichkeiten, so dass die gespeicherten Dokumente vor unbefugten Änderungen geschützt sind. Dies ist besonders wichtig, um die Integrität der Unterlagen während einer Betriebsprüfung sicherzustellen“, verdeutlicht Harald Krekeler. Apropos Änderungen: DMS-Lösungen wie Office Manager bieten Versionierungsfunktionen, die es ermöglichen, verschiedene Versionen eines Dokuments zu verfolgen. Dies kann vor allem dann nützlich sein, wenn während der Prüfung Nachweise über Änderungen oder Aktualisierungen von Dokumenten erforderlich sind.
Da eine DMS-Software einen schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente ermöglicht, ohne physische Archive durchsuchen zu müssen, sparen nicht nur Anwendende, sondern auch Betriebsprüfer Zeit. „Gleichzeitig erlaubt eine DMS-Software den Zugriff auf Dokumente nur durch autorisierte Personen. Damit ist sichergestellt, dass vertrauliche Daten auch während einer Prüfung geschützt sind“, ergänzt Krekeler.
Rein statistisch betrachtet muss ein Kleinstbetrieb zwar nur alle 129 Jahre mit einer Prüfung rechnen, Kleinbetriebe alle 42 Jahre. Jedoch erfolgt die Auswahl der geprüften Unternehmen nicht zufällig, sondern basiert auf bestimmten Kriterien und Verdachtsmomenten. Daher ist es ratsam, stets vorbereitet zu sein, um mögliche Unregelmäßigkeiten zu vermeiden und den Prüfungsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
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